Encargado del Tratamiento de Datos

Campestre Miranda actúa como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales recolectados de sus huéspedes y clientes.

Para la gestión de reservas, registro de check-in, administración de estadías y almacenamiento de información, Campestre Miranda ha contratado a Hospy Solutions LLC, quien actúa como Encargado del Tratamiento, en los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.

Hospy Solutions LLC realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta de Campestre Miranda, conforme a las instrucciones impartidas por esta y bajo obligaciones de confidencialidad, seguridad y cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos.

En ningún caso Hospy Solutions LLC podrá utilizar los datos para fines propios o distintos a los autorizados por Campestre Miranda.

1. Introducción

Hospy es un producto de Hospy Solutions LLC., registrada en Delaware, EE.UU.

Hospy es una plataforma web que funciona como un co-host digital para negocios de alojamiento, incluyendo alquileres vacacionales, hoteles, apartahoteles y propiedades gestionadas profesionalmente.

Al contratar Hospy, es como incorporar a un empleado digital que se encarga de tareas operativas, comerciales y de servicio al cliente. A diferencia de un colaborador humano, Hospy puede trabajar las 24 horas del día, atender a múltiples propiedades simultáneamente y ejecutar miles de acciones sin cometer errores.

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos los datos personales de:

• Huéspedes/viajeros/turistas, que acceden a Links seguros de Hospy, donde realizan el check-in online, chatean con agentes de soporte y compran servicios turísticos.
• Clientes comerciales, como property managers, hoteles y anfitriones de Airbnb.

La presente política se aplica en cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR – UE 2016/679), la Ley General de Protección de Datos (LGPD – Brasil, Ley Nº 13.709/2018), y otras normativas aplicables en los países donde operamos.

2. Responsable y Encargado del Tratamiento de Datos

Hospy actúa en diferentes roles según el tipo de persona cuyos datos son tratados:

a. Hospy como Encargado del Tratamiento (Data Processor)

Para los datos personales de huéspedes/viajeros/turistas, Hospy actúa como Encargado del Tratamiento, ya que:

• Procesa los datos en nombre y bajo instrucciones de los property managers, hoteles o anfitriones, quienes son los Responsables del Tratamiento.
• No determina las finalidades ni los medios del tratamiento, sino que proporciona una plataforma para cumplir instrucciones del cliente.

Hospy recopila y gestiona los datos necesarios para el check-in online, validación de identidad y cumplimiento de obligaciones legales del responsable del tratamiento. Este tratamiento se rige por un acuerdo de procesamiento de datos (DPA) según el artículo 28 del GDPR y el artículo 39 de la LGPD.

b. Hospy como Responsable del Tratamiento (Data Controller)

Para los datos personales de clientes comerciales (property managers, hoteles, anfitriones), Hospy actúa como Responsable del Tratamiento, ya que:

• Define las finalidades y medios del tratamiento, como la gestión de cuentas, facturación, pagos, soporte y comunicaciones.
• Decide cómo se almacenan, procesan y protegen estos datos.

Estos datos se recogen durante el proceso de registro en la plataforma o en el curso de la relación comercial.

Resumen de roles

3. Categorías de datos recopilados

a. De huéspedes/viajeros/turistas:

• Nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento, imagen del documento, selfie.
• Correo electrónico, número de teléfono.
• Datos de la reserva: propiedad, fechas de estadía, número de personas.
• En algunos casos, ubicación del dispositivo.
• Registro de conversaciones con agentes virtuales y solicitudes de servicios turísticos.

b. De clientes comerciales:

• Nombre completo, correo electrónico, número de teléfono.
• Datos fiscales y bancarios.
• Información comercial: nombre de la empresa, propiedades administradas, actividad en la plataforma.
• Historial de pagos, facturas y comunicaciones.

4. Finalidades del tratamiento

a. Para huéspedes/viajeros/turistas:

✅ Permitir el check-in online y el acceso a la propiedad.

✅ Cumplir con obligaciones normativas (autoridades, edificios, seguros, etc.).

✅ Verificar identidad y prevenir fraudes.

✅ Ofrecer servicios adicionales o turísticos (previa autorización).

✅ Atender solicitudes mediante agentes humanos o virtuales.

b. Para clientes comerciales:

✅ Gestión de cuentas, suscripciones y propiedades.

✅ Emisión de facturas y procesamiento de pagos.

✅ Prestación de soporte técnico y comercial.

✅ Envío de notificaciones relevantes y novedades del servicio.

5. Base legal para el tratamiento

Tratamos datos personales basándonos en:

• Ejecución de un contrato: prestación del servicio de Hospy.
• Cumplimiento legal: obligaciones fiscales, tributarias, de seguridad.
• Interés legítimo: mejora del servicio, prevención de fraude, control interno.
• Consentimiento: para finalidades opcionales como marketing o analítica.

6. Compartición y transferencia de datos

Hospy puede compartir datos con:

• Property managers, hoteles y anfitriones, para facilitar procesos de check-in y acceso.
• Autoridades públicas, si existe obligación legal.
• Proveedores tecnológicos, como servicios de almacenamiento en la nube, verificación de identidad, procesamiento de pagos.

Cuando los datos se transfieren fuera del país de origen (por ejemplo, a EE.UU.), se aplican salvaguardas legales como cláusulas contractuales tipo (SCCs) o acuerdos de transferencia internacional según GDPR y LGPD.

7. Seguridad y conservación de datos

Hospy aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente a pérdida, uso indebido o acceso no autorizado.

Tiempos de retención:

• Huéspedes/viajeros/turistas: los datos se eliminan después del periodo necesario para cumplir con obligaciones contractuales o legales.
• Clientes comerciales: los datos se conservan mientras exista la relación contractual y luego por los plazos que exija la ley (ej. contabilidad o impuestos).

8. Derechos de los titulares de datos

a. Huéspedes/viajeros/turistas:

Tienen derecho a:

🔹 Acceder a sus datos

🔹 Rectificar información incorrecta

🔹 Solicitar la supresión

🔹 Limitar u oponerse al tratamiento

🔹 Solicitar portabilidad

📩 ¿Cómo ejercer estos derechos?

Deben contactar directamente al property manager, hotel o anfitrión del alojamiento.

En caso de no recibir respuesta, pueden escribir a Hospy para orientación: info@hospy.co.

b. Clientes comerciales:

Tienen derecho a:

🔹 Acceder, rectificar y eliminar sus datos

🔹 Oponerse al tratamiento con fines promocionales

🔹 Solicitar copia o portabilidad de la información

📩 Contacto: [correo de contacto]

9. Uso de cookies

El acceso a los Links Seguros y el panel administrativo utilizan cookies para:

• Garantizar el funcionamiento técnico de la plataforma (cookies esenciales).
• Analizar el uso del sistema (cookies analíticas).
• Recordar preferencias de usuario (cookies de personalización).

Puedes gestionar el uso de cookies desde la configuración de tu navegador. Consulta nuestra Política de Cookies para más información.

10. Cambios en esta política

Hospy podrá actualizar esta política en cualquier momento. Los cambios importantes serán informados en el sitio web, por correo electrónico o dentro de la plataforma

11. Envío de comunicaciones por SMS

Hospy Solutions LLC podrá enviar mensajes de texto (SMS) al número de teléfono proporcionado por el huésped o cliente comercial, únicamente para los siguientes fines:

• Confirmar y facilitar el proceso de check-in online.
• Compartir instrucciones sobre el acceso al alojamiento.
• Brindar soporte operativo durante la estadía.
• Ofrecer servicios turísticos adicionales (como early check-in, late check-out, transporte, etc.), únicamente cuando el huésped haya mostrado interés o dado su consentimiento previo.

Consentimiento expreso y opción de retiro (opt-out)

Al ingresar su número de teléfono en los formularios de check-in o contacto, el titular de los datos acepta expresamente recibir comunicaciones transaccionales o informativas por SMS. En cualquier momento, el usuario podrá dejar de recibir estas comunicaciones respondiendo al mensaje con la palabra “STOP” o “BAJA”, o escribiendo a info@hospy.co.

Hospy no compartirá el número telefónico con terceros distintos de los proveedores necesarios para el envío de estos mensajes (ej. servicios de mensajería como Twilio), y garantiza que estos también cumplen con las normas aplicables de protección de datos.